Najważniejsze cechy, na które należy zwrócić uwagę przy wyborze drukark do biura

Wybór odpowiedniej drukarki do biura może znacząco wpłynąć na efektywność codziennej pracy, a także na koszty eksploatacyjne firmy. Nowoczesne urządzenia wielofunkcyjne nie tylko drukują, ale też skanują, kopiują i faksują, dlatego warto przemyśleć, które z tych funkcji będą realnie wykorzystywane w danym zespole. Zbyt rozbudowany sprzęt może okazać się niepotrzebnie drogi, natomiast zbyt prosty model niewystarczający wobec potrzeb firmy. Czytaj dalej!

Jakie parametry drukarki mają największe znaczenie w środowisku biurowym?

Pierwszym i najważniejszym aspektem jest wydajność urządzenia, rozumiana jako liczba stron drukowanych miesięcznie bez pogorszenia jakości czy nadmiernego zużycia podzespołów. Drukarka przeznaczona do biura powinna być dostosowana do rzeczywistego obciążenia. Zupełnie inne potrzeby ma małe biuro obsługujące kilkaset stron miesięcznie, a inne duży dział administracji z tysiącami wydruków. Istotna jest także prędkość drukowania. Urządzenia pracujące wolno mogą powodować niepotrzebne przestoje, zwłaszcza w biurach obsługujących wielu klientów lub prowadzących intensywną dokumentację papierową.

Ważne są również koszty eksploatacji, czyli cena tonerów lub tuszy, ich wydajność oraz możliwość stosowania zamienników. Coraz większe znaczenie mają także funkcje ekologiczne, w tym energooszczędny tryb pracy, automatyczne wyłączanie czy druk dwustronny (duplex). Dobrze dobrana drukarka może bowiem zredukować wydatki firmy na papier, prąd i materiały eksploatacyjne.

Czy warto rozważyć dzierżawę drukarek zamiast zakupu?

W przypadku wielu firm coraz częściej analizowaną opcją jest nie zakup, ale dzierżawa drukarek w Gdańsku czy innym mieście. Taka forma użytkowania urządzeń wiąże się z niższym kosztem początkowym, brakiem potrzeby inwestycji w nowy sprzęt i uproszczeniem całej obsługi technicznej. W ramach dzierżawy dostawca zwykle oferuje pełen serwis, regularne przeglądy oraz dostawy materiałów eksploatacyjnych. Dzięki temu biuro nie musi martwić się o awarie czy konieczność zamawiania tonerów. Wszystko odbywa się w ramach jednego abonamentu.

Dzierżawa daje też możliwość elastycznego dopasowania sprzętu do zmieniających się potrzeb firmy. W razie wzrostu liczby pracowników lub zwiększenia ilości dokumentów można łatwo wymienić urządzenie na bardziej wydajne, bez konieczności ponoszenia wysokich kosztów. Jest to także korzystne rozwiązanie dla firm sezonowych, projektowych lub start-upów, które nie chcą angażować dużego kapitału.